Un 37% de las incidencias de reembolso en viajes se deben a cancelaciones. De estas, alrededor de un 72% se deben a causas relacionadas con la salud de los viajeros o de sus familiares y cerca de un 12%, a motivos laborales, como la incorporación a un nuevo puesto de trabajo, cambios en el calendario vacacional o despidos inesperados. Estos datos ponen de relieve la importancia de contar con un seguro de cancelación o uno de asistencia que incluya la cancelación entre sus coberturas.

Todo lo que la agencia de viajes necesita saber sobre los seguros de cancelación

 

La antelación en la reserva de viajes beneficia tanto al viajero, que puede beneficiarse de precios más competitivos, como a la agencia, que ve cumplidas sus metas comerciales. Pero centrándonos en los viajeros, nos proponemos indagar en el dinero que pueden recuperar de su reserva en caso de verse en la necesidad de cancelar su viaje gracias a los seguros de anulación, como Anulación Plus, de InterMundial.

Con este seguro, los viajeros pueden elegir entre asegurar solo el alojamiento o el transporte y también el viaje al completo, con todos los servicios; y es válido para reservas entre 125 y 10.000 euros, así que es útil tanto para escapadas cortas como para grandes viajes.

Para que la garantía de anulación tenga validez, el viajero debe contratar el seguro el mismo día de la confirmación de la reserva o, como máximo en los 7 días siguientes. Llegados a este punto, es importante que, desde la agencia de viajes, se explique que la cantidad que deben asegurar los viajeros debe ser equivalente al precio total de la reserva, independientemente de lo que hayan pagado por el viaje en el momento de contratar el seguro. Así, por ejemplo, para un viaje de 2.000 €, aunque el viajero solo haya abonado un 50% de la reserva como adelanto (1.000 €), debe contratar un seguro de cancelación por valor de 2.000 €.

 

¿Qué gastos puede recuperar el viajero con un seguro de cancelación?

Cuando un viajero, asegurado o no, decide –o se ve obligado a- cancelar su reserva, tiene derecho a que el importe que haya abonado le sea devuelto, a excepción de un porcentaje correspondiente a los gastos de gestión y, en algunos casos, a una penalización por cancelación, que hayáis establecido por contrato desde la agencia; y que dependerá de la antelación con la que se anule la reserva.

Así, y siguiendo con el ejemplo planteado anteriormente, si el viajero cancela su viaje una semana antes del inicio de este, se le aplicará una penalización del 15% sobre el dinero que haya abonado. Si ya ha pagado 1.000 €, la penalización por anulación será de 150 €. En caso de que el viajero cuente con seguro de cancelación del viaje, la aseguradora completará el 100% de estos gastos, siempre y cuando la causa se incluya en el listado de motivos de la póliza.

 

Causas de cancelación de viaje cubiertas por el seguro

Actualmente, los seguros de cancelación contemplan una gran cantidad de causas por las que un viajero que anule su viaje tendrá derecho a que le devuelvan el dinero que ha pagado por su reserva. En el caso de Anulación Plus, podemos agrupar las causas en las siguientes categorías:

  • Problemas de salud o fallecimiento, ya sean del viajero asegurado o de un familiar hasta tercer grado de consanguinidad.
  • Motivos laborales: incorporación a un nuevo puesto de trabajo, despido laboral inesperado, cambios en el periodo vacacional por parte de la empresa, etc.
  • Trámites con organismos oficiales: citación de divorcio o adopción, convocatoria a exámenes de oposiciones o a ser miembro de un jurado, etc.
  • Fuerza mayor: declaración oficial del destino como zona catastrófica o actos de piratería en el medio de transporte.
  • Otros: obtención de un viaje gratuito, cancelación de la ceremonia de boda (para casos de luna de miel), sanciones de tráfico superiores a 600 €, etc.

 

¿Qué debe hacer el viajero para recibir el reembolso de los gastos de cancelación?

En primer lugar, el viajero debe cancelar la reserva en la agencia de viajes. La documentación que se entrega en ese momento al viajero, en la que se detalla la reserva que fue abonada y posteriormente cancelada, es fundamental para que este consiga el reembolso.

En segundo lugar, el viajero debe comunicar a la aseguradora que ha cancelado su viaje, siempre que el motivo de anulación esté contemplado en el listado de causas de su seguro. Para que la causa sea aceptada, además, debe haberse conocido con posterioridad a la contratación del viaje y del seguro.

A partir de ese momento, la aseguradora solicitará al viajero la documentación básica para poder tramitar su expediente de cancelación:

  • Documentos de identificación: Nombre del viajero asegurado, número de póliza y DNI.
  • Documentación que confirme tanto el pago de las reservas como su correspondiente confirmación. Debe incluir las fechas, el precio y los reembolsos desglosados.
  • Documentos que justifiquen la causa por la que se cancela. En este caso, la documentación básica variará en función del motivo. Por ejemplo, cuando el motivo de la cancelación es la enfermedad grave del viajero, la aseguradora pide siempre en primer lugar un informe médico completo en el que conste la patología, fecha de aparición, tratamiento y evolución.

 

Ventajas del seguro de cancelación para las agencias de viajes

Aunque pueda parecer que el seguro de cancelación solo es beneficioso para los viajeros, también lo es para la agencia de viajes. Además de tratarse de productos comisionables, la principal ventaja de estos seguros es en términos de reputación y fidelización del cliente. Y es que un viajero que recupera el 100% del dinero de su reserva es un cliente satisfecho que volverá a contar con la agencia de viajes en un futuro.